Proces zgłaszania nieprawidłowości
Rejestracja zgłoszenia nieprawidłowości przez użytkownika (sygnalistę) jest realizowana przez anonimowy formularz kontaktowy dostępny na ekranie logowania do systemu OXARI. Zgłoszenie po rejestracji otrzymuje unikalny numer sprawy oraz generuje dedykowany token dostępowy dla sygnalisty, umożliwiający podgląd aktualnego statusu zgłoszenia. System wysyła też automatycznie powiadomienie mailowe o nowym zgłoszeniu do wyznaczonych osób nadzorujących procedurę naruszeń.
OXARI-SGN pozwala na własną definicję zawartości formularza zgłoszeniowego w zakresie widocznych oraz wymaganych atrybutów np. treść zgłoszenia, data, miejsce zdarzenia czy załączniki.
Procedura obsługi zgłoszeń
Zaawansowany mechanizm ról i uprawnień pozwala na wyznaczenie osób odpowiedzialnych za obsługę zgłoszeń naruszeń. Wyznaczeni odbiorcy zgłoszeń są jedynymi uprawnionymi użytkownikami mającymi dostęp do interfejsu systemu w zakresie danych o charakterze „Sygnalisty”. System Oxari posiada dedykowany zbiór uprawnień do realizacji procesu rejestracji i obsługi naruszenia. Pozostali Administratorzy IT nie mają dostępu do tego obszaru konfiguracji oraz zakresu prezentowanych danych. Przesłane incydenty naruszenia może odszyfrować wyłącznie odbiorca zgłoszenia.
Przydzielony opiekun procedury naruszenia ma możliwość dodawania komentarzy, załączników oraz zmiany statusu. System pozwala także określić, które informacje są dostępne dla zgłaszającego. Sygnalista odczyta wiadomość korzystając z otrzymanego identyfikatora zgłoszenia oraz nadanego hasła odczytu. Mechanizm komunikacji pozwala odpowiedzieć sygnaliście i prowadzić bezpieczną i anonimową korespondencję w celu uzupełniania zgłoszenia o dodatkowe informacje np. dokumenty zdjęcia czy nagrania wideo. Podczas przesyłania danych na serwer, z załączonych plików są usuwane metadane pozwalające na identyfikację sygnalisty (autor, lokalizacja, data utworzenia, historia edycji).