WebinarWdrożenie systemu ITManager w Urzędzie Miejskim w Bielsku-Białej
DemoWdrożenie systemu ITManager w Urzędzie Miejskim w Bielsku-Białej
AutomatyzacjaWdrożenie systemu ITManager w Urzędzie Miejskim w Bielsku-Białej

Wdrożenie systemu ITManager w Urzędzie Miejskim w Bielsku-Białej

Jak wyglądał proces wdrożenia systemu ITManager w Urzędzie Miejskim w Bielsku-Białej?

Infrastruktura informatyczna sektora publicznego należy do największej i najszybciej rozwijającej się gałęzi inwestycji państwowych w ostatnich latach. W celu usprawnienia wymiany informacji i ujednolicenia używanych systemów, zespół IT Urzędu Miejskiego w Bielsku-Białej podjął decyzję o modernizacji posiadanych rozwiązań, które wspierają zarządzanie zasobami i procesami IT. Efektem podjętych działań było wdrożenie systemu ITManager.

Bielsko-Biała leży w południowej części województwa śląskiego i liczy niemal 172 tysiące mieszkańców. Miasto jest ważnym ośrodkiem przemysłowym, akademickim i kulturalnym oraz jednym z najlepiej rozwiniętych miast w Polsce. W rankingu Miast Atrakcyjnych dla Biznesu przygotowanym przez prestiżowy miesięcznik „Forbes”, miasto każdego roku jest wysoko oceniane.

 

System klasy IT Service Management w Urzędzie Miejskim

Sprawami mieszkańców opiekuje się 600 pracowników Urzędu Miejskiego. Jednostka tej wielkości nie mogła funkcjonować bez nowoczesnego systemu klasy IT Service Management.

różne systemy + różne bazy danych + brak integracji = chaos w przyszłości

Aktualizacja posiadanego systemu zarządzania zasobami do najnowszej wersji była nieuzasadniona ekonomicznie. Taka sytuacja skłoniła nas do analizy rynku i poszukiwań alternatywnego rozwiązania w tym obszarze. Dodatkowym kryterium była możliwość migracji już zgromadzonych danych o zasobach, za które Wydział Informatyki Urzędu Miejskiego odpowiada. Efektem naszej weryfikacji było wdrożenie systemu ITManager.

– mówi Przemysław Kamiński, Zastępca Prezydenta Miasta Bielska-Białej.

Wyzwania:

  • wdrożenie rozwiązania informatycznego, wspierającego zarządzanie zasobami i procesami ITSM
  • migracja danych z wcześniejszego rozwiązania
  • wdrożenie modułu HelpDesk integrującego się z danymi w module inwentaryzacyjnym
  • dedykowany interfejs użytkownika oraz ergonomia formularzy rejestracji zgłoszeń

Kluczowym wyzwaniem w czasie migracji było przeniesienie danych ze starego rozwiązania do nowego oraz implementacja modułu HelpDesk aby utrzymać odpowiednie wsparcie dla zespołu IT urzędu. Dodatkowo system miał korzystać z informacji pochodzących z usługi katalogowej Urzędu Miejskiego.

Prace wdrożeniowe obejmowały analizę infrastruktury przy użyciu komponentów systemu ITManager, a następnie aktualizację informacji na temat posiadanej infrastruktury. Analiza pozwoliła określić spójność posiadanych danych oraz przygotować plany dalszej migracji. Dodatkowo administratorzy otrzymali nowe narzędzie do zdalnego łączenia się z użytkownikami poprzez moduł Remote Access wbudowany w system ITManager.

Jednym z atutów systemu ITManager jest integralna funkcja przejęcia pulpitu użytkownika. Elastyczny mechanizm konfiguracji systemu pozwala centralnie zarządzać parametrami pracy połączeń zdalnych.

– podkreśla Dariusz Łużny, Naczelnik Wydziału Informatyki w Urzędzie Miejskim w Bielsku Białej.

Dzięki skrupulatnemu zaplanowaniu prac i wygospodarowaniu 8 godzin na migrację, udało się przeprowadzić proces bez wpływu na pracę urzędu. Wszelkie komponenty systemu, których nie udało się przenieść automatycznie, zostały zmigrowane ręcznie przez inżynierów firmy Infonet Projekt.

HelpDesk – wsparcie użytkowników i oszczędność czasu

Wdrożenie systemu pozwoliło usprawnić pracę systemu wsparcia. Każda usterka to problem nie dla pracowników urzędu, ale przede wszystkim dla petentów, którzy nie mogą sprawnie załatwić swoich spraw.​

Najczęstszą trudnością podczas wdrażania modułu HelpDesk jest przekonanie użytkowników do rezygnacji z telefonu oraz e-maila jako podstawowego narzędzia kontaktu w przypadku usterki.​

– mówi Tomasz Fiałkowski, Product Manager w Infonet Projekt SA.

Z tego względu priorytetem przy implementacji było opracowanie przyjaznego środowiska dla użytkownika. Doświadczenie inżynierów Infonet Projekt oraz konsultacje z pracownikami Wydziału Informatyki Urzędu Miejskiego pozwoliły na stworzenie prostego i przyjaznego projektu.

 

Moduł HelpDesk systemu ITManager umożliwia także automatyczne informowanie użytkowników o statusie ich sprawy oraz przewidywanym terminie zakończenia napraw.

Wdrożenie pozwoli na dużą oszczędność czasu. Dzięki ustandaryzowaniu usług oraz procesów, możemy w przyszłości stosować kolejne dobre praktyki w zakresie zarządzania infrastrukturą. Co warto również podkreślić producent systemu ITManager aktywnie rozwija system względem wymagań klientów, w tym naszych.

– mówi Dariusz Łuźny, Naczelnik Wydziału Informatyki w Urzędzie Miejskim w Bielsku Białej.​

Korzyści z wdrożenia systemu ITManager

  • prosta obsługa oraz możliwość dopasowania i przyszłej rozbudowy funkcjonalnej
  • automatyczna, zdalna aktualizacja oprogramowania
  • zdalne zarządzanie stacjami roboczymi
  • automatyczna inwentaryzacja zasobów IT
  • krótszy czas rozwiązywania zgłoszeń serwisowych
  • automatyczne powiadomienia użytkowników o stanie zgłoszenia
  • integracja podstawowych funkcjonalności w jednym narzędziu​

Jeżeli masz pytania lub chcesz przekonać się jak system sprawdzi się w Twojej firmie, skorzystaj z bezpłatnej konsultacji.

30 dni okresu testowego pełna funkcjonalność instalacja przez naszych specjalistów własne środowisko testowe wsparcie techniczne dedykowane szkolenie.

Umów bezpłatną konsultację
Subtraction 15
download-icon

Pobierz demo systemu

30 dni okresu testowego, pełna funkcjonalność, instalacja przez naszych specjalistów, własne środowisko testowe, wsparcie techniczne, dedykowane szkolenie

Pobierz demo