Wdrożenie systemu ITManager w Urzędzie Miejskim w Bielsku-Białej

Jak wyglądał proces wdrożenia systemu ITManager w Urzędzie Miejskim w Bielsku-Białej?

Infrastruktura informatyczna sektora publicznego należy do największej i najszybciej rozwijającej się gałęzi inwestycji państwowych w ostatnich latach. W celu usprawnienia wymiany informacji i ujednolicenia używanych systemów, zespół IT Urzędu Miejskiego w Bielsku-Białej podjął decyzję o modernizacji posiadanych rozwiązań, które wspierają zarządzanie zasobami i procesami IT. Efektem podjętych działań było wdrożenie systemu ITManager.

Bielsko-Biała leży w południowej części województwa śląskiego i liczy niemal 172 tysiące mieszkańców. Miasto jest ważnym ośrodkiem przemysłowym, akademickim i kulturalnym oraz jednym z najlepiej rozwiniętych miast w Polsce. W rankingu Miast Atrakcyjnych dla Biznesu przygotowanym przez prestiżowy miesięcznik „Forbes”, miasto każdego roku jest wysoko oceniane.

System klasy IT Service Management w Urzędzie Miejskim

Sprawami mieszkańców opiekuje się 600 pracowników Urzędu Miejskiego. Jednostka tej wielkości nie mogła funkcjonować bez nowoczesnego systemu klasy IT Service Management.

różne systemy + różne bazy danych + brak integracji = chaos w przyszłości

Aktualizacja posiadanego systemu zarządzania zasobami do najnowszej wersji była nieuzasadniona ekonomicznie. Taka sytuacja skłoniła nas do analizy rynku i poszukiwań alternatywnego rozwiązania w tym obszarze. Dodatkowym kryterium była możliwość migracji już zgromadzonych danych o zasobach, za które Wydział Informatyki Urzędu Miejskiego odpowiada. Efektem naszej weryﬁkacji było wdrożenie systemu ITManager.

– mówi Przemysław Kamiński, Zastępca Prezydenta Miasta Bielska-Białej.

Wyzwania:

wdrożenie rozwiązania informatycznego, wspierającego zarządzanie zasobami i procesami ITSM
migracja danych z wcześniejszego rozwiązania
wdrożenie modułu HelpDesk integrującego się z danymi w module inwentaryzacyjnym
dedykowany interfejs użytkownika oraz ergonomia formularzy rejestracji zgłoszeń

Kluczowym wyzwaniem w czasie migracji było przeniesienie danych ze starego rozwiązania do nowego oraz implementacja modułu HelpDesk aby utrzymać odpowiednie wsparcie dla zespołu IT urzędu. Dodatkowo system miał korzystać z informacji pochodzących z usługi katalogowej Urzędu Miejskiego.

Prace wdrożeniowe obejmowały analizę infrastruktury przy użyciu komponentów systemu ITManager, a następnie aktualizację informacji na temat posiadanej infrastruktury. Analiza pozwoliła określić spójność posiadanych danych oraz przygotować plany dalszej migracji. Dodatkowo administratorzy otrzymali nowe narzędzie do zdalnego łączenia się z użytkownikami poprzez moduł Remote Access wbudowany w system ITManager.

Jednym z atutów systemu ITManager jest integralna funkcja przejęcia pulpitu użytkownika. Elastyczny mechanizm konﬁguracji systemu pozwala centralnie zarządzać parametrami pracy połączeń zdalnych.

– podkreśla Miłosz Jastrząb, Naczelnik Wydziału Informatyki w Urzędzie Miejskim w Bielsku Białej.

Dzięki skrupulatnemu zaplanowaniu prac i wygospodarowaniu 8 godzin na migrację, udało się przeprowadzić proces bez wpływu na pracę urzędu. Wszelkie komponenty systemu, których nie udało się przenieść automatycznie, zostały zmigrowane ręcznie przez inżynierów ﬁrmy Infonet Projekt.

HelpDesk – wsparcie użytkowników i oszczędność czasu

Wdrożenie systemu pozwoliło usprawnić pracę systemu wsparcia. Każda usterka to problem nie dla pracowników urzędu, ale przede wszystkim dla petentów, którzy nie mogą sprawnie załatwić swoich spraw.

Najczęstszą trudnością podczas wdrażania modułu HelpDesk jest przekonanie użytkowników do rezygnacji z telefonu oraz e-maila jako podstawowego narzędzia kontaktu w przypadku usterki.

– mówi Tomasz Fiałkowski, Product Manager w Infonet Projekt SA.

Z tego względu priorytetem przy implementacji było opracowanie przyjaznego środowiska dla użytkownika. Doświadczenie inżynierów Infonet Projekt oraz konsultacje z pracownikami Wydziału Informatyki Urzędu Miejskiego pozwoliły na stworzenie prostego i przyjaznego projektu.

Moduł HelpDesk systemu ITManager umożliwia także automatyczne informowanie użytkowników o statusie ich sprawy oraz przewidywanym terminie zakończenia napraw.

Wdrożenie pozwoli na dużą oszczędność czasu. Dzięki ustandaryzowaniu usług oraz procesów, możemy w przyszłości stosować kolejne dobre praktyki w zakresie zarządzania infrastrukturą. Co warto również podkreślić producent systemu ITManager aktywnie rozwija system względem wymagań klientów, w tym naszych.

– mówi Miłosz Jastrząb, Naczelnik Wydziału Informatyki w Urzędzie Miejskim w Bielsku Białej.

Korzyści z wdrożenia systemu ITManager

prosta obsługa oraz możliwość dopasowania i przyszłej rozbudowy funkcjonalnej
automatyczna, zdalna aktualizacja oprogramowania
zdalne zarządzanie stacjami roboczymi
automatyczna inwentaryzacja zasobów IT
krótszy czas rozwiązywania zgłoszeń serwisowych
automatyczne powiadomienia użytkowników o stanie zgłoszenia
integracja podstawowych funkcjonalności w jednym narzędziu

Jeżeli masz pytania lub chcesz przekonać się jak system sprawdzi się w Twojej firmie, skorzystaj z bezpłatnej konsultacji.

30 dni okresu testowego pełna funkcjonalność instalacja przez naszych specjalistów własne środowisko testowe wsparcie techniczne dedykowane szkolenie.

Umów bezpłatną konsultację

Pobierz demo systemu

30 dni okresu testowego, pełna funkcjonalność, instalacja przez naszych specjalistów, własne środowisko testowe, wsparcie techniczne, dedykowane szkolenie

Pobierz demo